かんたん！イベント出店準備マニュアル

 

一見敷居の高いように見える昆虫即売会等イベントへの出店。

しかし押さえるべきポイントさえしっかり押さえておけば簡単に出店できます。

逆に言えば押さえておかないとイベント中に困ってしまうような大切なポイントもあるということです。

本ページがイベント出店の参考になれば幸いです。

 

 

 

・釣り銭を用意しよう。

会計時に多く発生するのがお釣りの受け渡し。

合計金額ピッタリの会計ばかりではないので釣り銭はイベント出店に必須といえます。

紙幣硬貨ともにある程度準備しておく必要があります。

例えば・・・

・100円玉 50枚

・500円玉 20枚

・1,000円札 9枚

・5,000円札 3枚

といったように細かく多く消費する100円玉などの硬貨を多めに用意しつつ、5,000円以上のお釣りが発生した際に煩雑にならないよう5,000円札も用意するといった具合です。

また釣り銭や受け取ったお金を一々財布から出し入れしたり、

タッパー等に適当に入れておくと後で売上を確認した際に一致しなかったり防犯上もよくありませんので

コインケースやポータブル金庫等を使用してスムーズに会計やお金の管理ができるようにするとよりよいです。

会計時に使用する電卓やコイントレーも勿論忘れずに用意しましょう。

 

 

・商品リストを用意しよう

よく起こるトラブルが「売れた商品が把握できない」です。

これが起きると受け取ったお金と商品の残数が一致しなかったり、イベント後に「どういった商品の売れ行きがよかったか」などのデータを得ることが困難になります。

事前に商品の一覧リストを作り、イベント当日にチェックを入れながら会計するようにするとトラブルが起きにくいです。

リストに必要な項目として

・商品名

・チェック欄

・値段

があります。

また商品の値引き等が予想される場合は対応できるよう値引き後の金額を書く空白欄もあったほうがいいでしょう。

 

 

・領収書を用意しよう。

領収書を用意しておくとお客様が領収書の発行を希望された際に対応することができます。

百円ショップでも購入できるので用意しておくといいでしょう。

 

 

・値札を作ろう。

値札は事前に作っておきましょう。

イベント当日に開場前にその場で値札を手書きするような話も聞きますがNGです。

（どうしても粗く見辛い値札になりますし、値札に時間を使えば陳列時間が減ります）

商品に貼り付ける場合は前もって貼っておいたほうがイベント当日にスムーズですが運搬時に剥がれたり折れたりすることが想定できる場合もあるので場面場面で対応しましょう。

プリンターで印刷して作る方法がお勧めですが、見易く味のある手書きの値札を作れる場合は手書きでもいいと思います。

値札は卓全体の雰囲気を左右するので印刷or手書きといった作り方や書式は統一しておいたほうがいいでしょう。

印刷手書き問わず、可能な限り耐水性のあるインクで値札を作るとマットから出る湿気などで滲まないのでお勧めです。

販売後も「どこのお店から買ったか」が分かる値札作りを心がけるとリピーターの獲得が狙えるので屋号を値札に入れるのもいいでしょう。

値札以外にもPOP等を作って掲示するのも販促に効果的です。

ぜひ見易くカッコいい、独自性のある値札を作ってみましょう。

 

 

・搬入しやすい梱包材や台車を用意しよう。

搬入出を円滑にすることで開場前や閉場後の時間を有効に使えます。

商品を持ち運ぶ箱や袋は勿論ですが、台車が使用可能な会場であれば台車があると便利です。

折りたたみ式の台車やコンテナ、畳める段ボール箱など収納性がよいものを使用するとイベント中に嵩張らずよいでしょう。

 

 

・名刺を作ってみよう。

自分のブースの名刺を作り、お客様に商品をお渡しする際に一緒に渡すことで印象に残りやすくなるように思います。

また、連絡先を記載することでアフターサポートがしやすくなります。

Eメール、SNS、ブログ、ホームページ等のアドレスやQRコードを載せると各種媒体をリンクさせることもできます。

このように様々な面で有用なのでぜひ自分のブースだけの名刺を作ってみましょう。

 

 

・各種備品を用意しよう。

即売会に必要な各種備品は前もってきちんと用意しておきましょう。

百円ショップで揃うものも多いので下記を要チェックです。

～主な備品～

・買い物袋（大きさ違いで複数種あるとよいです）

・電卓（金銭に関するケアレスミスを減らせます）

・コイントレー（商品代金を受け取る際やお釣りを渡す際に使います）

・トレー、スプーン（幼虫販売時に生体の確認をする際に使います）

・セロハンテープ、マスキングテープ（主にプリンカップ等が買い物袋の中でバラけないようまとめるのに使います）

・ハサミ、カッター（主に一度テープでまとめたプリンカップ等を開梱する際に使います）

・飲み物と軽食（イベント中は多忙になるため軽食は簡単に食べられるものがお勧めです）

・卓の下を目隠しする布（卓の下に荷物を置く場合は見栄えや防犯上の都合から目隠しの布を用意するとよいです）

これに加え、前述した

・釣り銭

・ポータブル金庫等のお金を保管運搬する入れ物

・領収書

・商品リスト

・値札

・名刺

こういった各種備品（持ち物）はイベント前日にしっかり揃っているか確認すると忘れ物が防げます。

しっかり準備しておきましょう。

 

 

・イベント出店の要項を確認しておく。

イベントに出店する際には主催者に要項（イベントの情報）をしっかり確認しておきましょう。

出店申し込み後に要項が郵送されてくるイベントもあれば、主催者に直接情報を確認するイベントもあります。

複数人で出店する際にはしっかりメンバー間で情報を共有することも大切です。

主に確認すべき点は・・・

・会場の情報（会場の施設名やホールの名前、階数等）

・出店費と支払いのタイミング（イベントによって出店費が当日払いの場合と前払いの場合があります）

・搬入開始時刻（遅刻しないようにしっかり確認しましょう）

・卓の大きさ（会場によって卓の大きさが異なります。幅180cmの卓だと思っていたら150cmだったり、奥行き60cmだと思ってたら45cmだったりすることもあるので確認しておきましょう）

・卓や椅子の追加が可能かどうか（イベントによっては追加料金を払うことで卓や椅子を追加することができます）

・自分のブースの配置場所（当日発表のイベントもありますが事前に確認できる場合は確認しておくと搬入が円滑になります）

・イベントの細かなレギュレーション（事前・業者間取引の禁止といったルールから、じゃんけん大会等の商品が協賛できるサブイベントの有無等細かな部分も要チェック）

上記以外にも気になる点があれば事前に主催者へ確認をとりましょう。

 

 

・イベント当日の移動手段等を確認しておく。

イベント当日に遅刻をしないよう、当日会場に向かう際に使用する移動手段やルートをしっかり確認しておきましょう。

車で会場に向かう場合には会場やその周辺の駐車場もチェックしておきましょう。

その際、満車だった場合も考え複数の駐車場をチェックしておくことをお勧めします。

渋滞や祭事等での通行止がある場合もあるため交通状況も事前に確認しておきましょう。

 

 

・イベント前日夜には荷物をまとめておく。

販売する商品や各種備品は前日の夜までにまとめておくと当日の朝が楽になります。

極端に温度にうるさい生体等特殊なものを除いて前日の夜までに荷物をまとめて空調の入った室内に置いておくといいでしょう。

 

 

・遅刻と忘れ物をしない

これは言うまでもなく絶対です。

 

 

・最後に

個人的感想ですがイベント出店の成功は「9割事前準備」だと考えています。

商品を選ぶのはお客様であり必ずしも売れ行きがいいとも限りませんが、しっかりと自分なりの商品を用意し諸々の準備をコツコツとしておけば「失敗」はない訳です。

事前の準備が完璧であれば殆どの場合、イベント当日にすることはブースのスタッフとして出店活動に従事するだけです。

本ページを一見すると小難しいように思うかもしれませんが、じっくり読んでみると基本的なことしか書いてありません。

 

出店者側に立つことで来場したときとはまた違った視点でイベントを楽しむことができるのでぜひ皆様もイベントに出店してみましょう。

 

 

18.10.13　本ページを開設しました。